Anos atrás participei de um seminário onde um padre nordestino nos apresentou diversas dicas para que melhorássemos nossas reuniões. Sempre reclamamos delas, mas se não as fizermos, as coisas não andam. Dizem até jocosamente, em alguns ambientes, que os novos santos não trarão a auréola na cabeça, mas nas nádegas. O que mais precisamos é fazer com que nossas reuniões sejam produtivas. Não devemos fazer reunião sem necessidade e sem preparação. Ter bastante claro quais os objetivos e os custos da reunião pretendida.
Temos em nossas comunidades os mais variados tipos de pessoas. Umas gostam de fazer reunião, pois servem para encontrar outras pessoas e sair de suas casas. Outras detestam reuniões, pois tem medo de ser confrontadas. Imagine alguém apresentar uma ideia melhor que a dela? Ou então, pensa ela, não precisa perder tempo para planejar, pois sabe muito bem o que os outros devem executar. Trabalhar em equipe não é fácil. O líder precisa saber escutar os outros, mas ao mesmo tempo precisa ter coragem de tomar decisões na hora certa, mesmo que desagradem alguns.
O condutor eficaz de uma reunião precisa ter algumas habilidades, pois dele depende em grande parte, do êxito de uma reunião. Ele precisa ser firme para manter o respeito à pauta, horário e procedimento da reunião. Tem necessidade de ser flexível ao lidar com os diferentes tons e estilos de participantes. Precisa saber ouvir e falar na hora certa. Tem necessidade de ser uma pessoa de diálogo simples e fácil. Precisa ser um bom negociador. Finalmente, precisa ser um bom comunicador, apresentando com clareza e objetividade seus pensamentos.
Um item importante é a elaboração da pauta, informando quem deve participar e sendo fiel aos objetivos da reunião, indicando os assuntos por ordem de prioridade, começando com os mais importantes. A pauta deve ser enxuta, curta, simples, clara e ser comunicada com antecedência. Também data, horário e local devem ser escolhidos de acordo com a disponibilidade dos participantes. Quem coordena, providencia a preparação física do local, além dos materiais de apoio, como documentos, papel, caneta, quadros, móveis e até lanche e data show, se forem precisos.
